Cos'è la firma digitale: guida completa e aggiornata (2026)

La firma digitale è uno degli strumenti più utilizzati per sottoscrivere documenti informatici con garanzie elevate sull’identità del firmatario e sull’integrità del contenuto. 

La disciplina di riferimento è costituita principalmente dal Codice dell’amministrazione digitale (CAD) e dal Regolamento europeo eIDAS, modificato dal Regolamento UE 2024/1183 relativo al quadro europeo dell’identità digitale. Il CAD vigente definisce espressamente la firma digitale come un particolare tipo di firma qualificata basato su un sistema di chiavi crittografiche correlate tra loro.

Cos'è la firma digitale

La firma digitale non deve essere confusa con l’immagine della propria firma autografa inserita all’interno di un documento PDF, dato che fotografare una firma, scannerizzarla o aggiungerla graficamente a un file non significa firmare digitalmente quel documento.

Dal punto di vista giuridico, in Italia la firma digitale è una particolare forma di firma elettronica qualificata. Dal punto di vista tecnico, utilizza un sistema crittografico che comprende una chiave privata, utilizzata dal titolare per sottoscrivere il documento, e una chiave pubblica, che permette a chi riceve il file di verificarne la firma.

Questo meccanismo consente di collegare il documento al firmatario e di rilevare eventuali modifiche effettuate dopo la sottoscrizione. Il CAD individua infatti nella verifica della provenienza e dell’integrità del documento due caratteristiche proprie della firma digitale.

Firma digitale e firma elettronica: qual è la differenza

Il termine firma elettronica comprende una categoria più ampia. Il Regolamento eIDAS distingue diversi livelli di firma elettronica, caratterizzati da differenti requisiti tecnici e garanzie.

La firma elettronica può consistere in dati elettronici associati a un documento e utilizzati per firmarlo. La firma elettronica avanzata deve inoltre essere collegata in maniera univoca al firmatario, permetterne l’identificazione, essere realizzata sotto il suo controllo e consentire di rilevare eventuali modifiche successive del documento.

La firma elettronica qualificata aggiunge ulteriori requisiti: deve essere basata su un certificato qualificato e deve essere creata mediante un dispositivo qualificato per la creazione della firma. In Italia, la firma digitale rappresenta una specifica modalità di realizzazione della firma qualificata attraverso tecniche crittografiche.

Queste differenze non sono solamente tecniche. Il Regolamento eIDAS stabilisce infatti che una firma elettronica qualificata abbia un effetto giuridico equivalente a quello di una firma autografa. Alle altre firme elettroniche non possono comunque essere negati effetti giuridici o ammissibilità come prova soltanto perché sono in formato elettronico o perché non possiedono i requisiti della firma qualificata.

Che valore legale ha la firma digitale

L’articolo 20 del CAD prevede che, quando è presente una firma digitale, un’altra firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata, il documento informatico soddisfi il requisito della forma scritta e abbia l’efficacia probatoria prevista dall’articolo 2702 del Codice civile, nei limiti e secondo le condizioni stabilite dalla legge.

Questo significa che la firma digitale può svolgere, nel mondo digitale, una funzione analoga a quella della sottoscrizione autografa. Non significa però che possa sostituire qualsiasi formalità prevista dall’ordinamento.

Quando per uno specifico atto la legge richiede l’intervento di un pubblico ufficiale, l’autenticazione della sottoscrizione o la forma dell’atto pubblico, la semplice apposizione della firma digitale non è chiaramente sufficiente.

Questo aspetto assume particolare rilevanza negli atti immobiliari e societari, che prevedono che il notaio svolga le verifiche e le attività previste dalla legge, accerti l’identità e la volontà delle parti e conferisca all’atto la forma richiesta dall’ordinamento. Anche per la pubblicità nei registri immobiliari sono previste specifiche regole sulla forma del titolo da presentare.

Come funziona la firma digitale

Quando viene applicata una firma digitale, il sistema elabora il documento attraverso procedure crittografiche. La chiave privata del firmatario viene utilizzata per generare la firma, mentre la chiave pubblica permette successivamente di verificarla.

Il certificato qualificato collega i dati necessari alla verifica della firma a una determinata persona fisica. Deve essere rilasciato nell’ambito dei servizi offerti da un prestatore di servizi fiduciari qualificato.

La verifica permette quindi di controllare chi ha sottoscritto il documento, se il certificato utilizzato è valido e se il file è stato modificato dopo la firma. I prestatori qualificati sono inseriti nelle liste di fiducia previste dalla disciplina europea e, per l’Italia, sottoposti alla vigilanza di AgID.

Firma digitale con dispositivo fisico o firma remota

La firma digitale può essere utilizzata attraverso diverse soluzioni tecnologiche.

Nelle soluzioni tradizionali il certificato e gli strumenti necessari alla firma sono associati a un dispositivo fisico, per esempio una smart card o un dispositivo crittografico utilizzato insieme a un apposito software.

Con la firma remota, invece, le operazioni necessarie alla sottoscrizione vengono effettuate attraverso infrastrutture sicure gestite dal prestatore del servizio. Il firmatario autorizza normalmente l’operazione mediante sistemi di autenticazione previsti dal servizio.

Il Regolamento eIDAS ammette anche dispositivi qualificati gestiti a distanza da prestatori qualificati. Di conseguenza, quando tutti i requisiti previsti dalla normativa sono rispettati, una firma elettronica qualificata remota conserva le caratteristiche giuridiche proprie della firma qualificata.

CAdES e PAdES: i principali formati di firma

Due dei formati più diffusi in Italia sono CAdES e PAdES.

Con il formato CAdES il documento firmato viene normalmente racchiuso in un file con estensione .p7m. Per visualizzarne il contenuto e verificarne la sottoscrizione può essere necessario utilizzare un programma compatibile con questo formato.

Con PAdES, invece, la firma viene integrata all’interno di un documento PDF, che mantiene l’estensione .pdf e può normalmente essere aperto con i comuni programmi di lettura.

L’eventuale presenza di un riquadro grafico con nome, data o immagine della firma non determina da sola la validità della sottoscrizione. La verifica riguarda i dati crittografici contenuti nel documento, non l’aspetto visivo della firma. AgID contempla entrambi i formati nell’ambito delle indicazioni dedicate ai documenti firmati digitalmente.

Come ottenere una firma digitale

Per ottenere una firma digitale occorre rivolgersi a un prestatore che offra il relativo servizio qualificato. Prima del rilascio viene verificata l’identità della persona alla quale sarà associato il certificato.

Le modalità operative possono cambiare a seconda del prestatore. L’identificazione può avvenire attraverso procedure in presenza oppure mediante strumenti di identificazione elettronica ammessi dal servizio. AgID segnala, per esempio, che SPID può essere utilizzato nell’ambito di procedure che consentono di ottenere una firma digitale.

Prima di scegliere una soluzione è opportuno verificare che il servizio utilizzato sia effettivamente qualificato e che il prestatore risulti nelle liste di fiducia previste dal sistema europeo.

Firma digitale e marca temporale sono la stessa cosa?

Firma digitale e marca temporale svolgono funzioni differenti.

La firma permette di collegare il documento al firmatario e di verificarne l’integrità. La marca temporale consente invece di associare al documento una data e un’ora opponibili a terzi secondo le condizioni previste dalla normativa.

Può essere utilizzata anche su documenti privi di firma digitale e assume particolare importanza quando occorre dimostrare che un determinato file esisteva in uno specifico momento.

La marca temporale può inoltre contribuire alla verifica nel lungo periodo dei documenti firmati. La scadenza del certificato di firma, infatti, non significa automaticamente che tutti i documenti sottoscritti durante il periodo di validità perdano efficacia. Per la gestione documentale nel tempo assumono però rilievo la possibilità di dimostrare quando la firma è stata apposta, le informazioni di validazione disponibili e le corrette procedure di conservazione.

Firma digitale, PEC e identità digitale

Un’altra distinzione importante riguarda firma digitale, PEC e sistemi di identità digitale.

La firma digitale serve principalmente a sottoscrivere un documento. La PEC è invece uno strumento di trasmissione che consente di ottenere ricevute relative all’invio e alla consegna di un messaggio, opponibili a terzi secondo la disciplina applicabile.

SPID e gli altri strumenti di identificazione elettronica servono invece a dimostrare l’identità di un utente nell’accesso a determinati servizi. Identificarsi, firmare un documento e trasmetterlo sono quindi operazioni diverse, anche quando possono essere integrate nello stesso procedimento digitale.

Cosa cambia nel 2026 con eIDAS 2

Il quadro europeo sta evolvendo con il Regolamento UE 2024/1183, spesso indicato come eIDAS 2, che ha introdotto il nuovo sistema europeo di identità digitale.

Uno degli elementi principali è lo European Digital Identity Wallet, il portafoglio europeo di identità digitale. Gli Stati membri sono chiamati a mettere a disposizione almeno un portafoglio conforme al nuovo quadro europeo, attraverso il quale cittadini, residenti e imprese potranno identificarsi, conservare e condividere determinate attestazioni digitali e utilizzare funzioni di firma elettronica.

Per le persone fisiche, il nuovo sistema europeo prevede inoltre che l’utilizzo del portafoglio e la creazione di firme elettroniche qualificate per finalità non professionali siano disponibili gratuitamente secondo le condizioni stabilite dalla disciplina europea. Nel 2026 l’attuazione concreta di queste novità dipende anche dallo sviluppo dei singoli sistemi nazionali e delle relative infrastrutture.

Quando è necessario rivolgersi al notaio

La diffusione della firma digitale consente di svolgere a distanza numerose attività che in passato richiedevano documenti cartacei. Non modifica però i casi nei quali la legge attribuisce al notaio specifiche funzioni di controllo, autenticazione o formazione dell’atto pubblico.

Per operazioni immobiliari, societarie o patrimoniali occorre quindi distinguere tra la semplice necessità di sottoscrivere un documento informatico e l’obbligo di utilizzare una determinata forma giuridica.

La firma digitale rappresenta uno strumento per sottoscrivere documenti con elevate garanzie tecniche e giuridiche. Il notaio, quando il suo intervento è previsto, svolge invece una funzione ulteriore: verifica la legalità dell’operazione, l’identità e i poteri delle parti, la conformità dell’atto e il rispetto delle formalità richieste dalla legge. Per questo motivo digitalizzazione e funzione notarile non sono alternative, ma possono integrarsi nella formazione e nella gestione degli atti informatici.