Cosa rilascia il notaio dopo il rogito: documenti e tempi

La firma è conclusa, le chiavi stanno per passare di mano e arriva una domanda molto comune: «Adesso quale documento mi consegna il notaio?». Chi acquista casa si aspetta spesso di uscire dallo studio con l’originale del contratto. In realtà, l’originale del rogito resta custodito dal notaio, mentre alle parti viene rilasciata una copia.

Per capire cosa rilascia il notaio dopo il rogito bisogna distinguere la copia autentica dell’atto, l’eventuale dichiarazione di avvenuta stipula e la documentazione degli adempimenti successivi. Sono documenti diversi, che rispondono a esigenze differenti e non vengono necessariamente consegnati tutti il giorno della firma.

Quale documento si riceve subito dopo il rogito?

Al termine della stipula è possibile chiedere al notaio una dichiarazione di avvenuta stipula, spesso chiamata anche certificato di rogito. Il documento attesta che la compravendita è stata conclusa e ne riporta gli elementi identificativi.

A seconda dell’uso per cui viene predisposto, può indicare la data dell’atto, gli estremi di repertorio e raccolta, le generalità delle parti, l’immobile e il diritto trasferito.

La dichiarazione non riproduce necessariamente tutte le clausole del contratto. Serve a documentare l’operazione per specifiche esigenze, senza dover trasmettere ogni volta il testo integrale della compravendita.

È utile segnalare allo studio, prima dell’appuntamento, se occorre una certificazione immediata e a chi dovrà essere presentata. Non bisogna invece presumere che il rilascio avvenga automaticamente con identiche modalità in ogni studio.

La copia autentica del rogito: che cos’è e a cosa serve

Il documento che consente di conservare il contenuto completo della compravendita è la copia autentica del rogito. Il notaio ne attesta la conformità all’originale custodito presso il proprio studio.

La copia autentica ha la stessa efficacia probatoria dell’originale, secondo le regole previste dalla legge. Permette quindi di documentare il contenuto dell’atto senza dover disporre del documento originale firmato.

Nel rogito si trovano, tra l’altro, l’identificazione delle parti, la descrizione dell’immobile, il prezzo, le modalità di pagamento e gli accordi relativi alla consegna. Gli allegati ne completano il contenuto secondo quanto previsto nell’atto.

È un documento da conservare con cura: potrà servire per una futura compravendita, per una surroga del mutuo o per verificare gli accordi assunti al momento dell’acquisto.

Dopo quanto tempo il notaio consegna la copia?

La copia autentica del rogito viene normalmente rilasciata dopo la registrazione dell’atto. La documentazione completa degli estremi degli adempimenti successivi richiede inoltre che questi siano stati eseguiti.

Non esiste un tempo di consegna identico per tutte le pratiche. Contano il tipo di documento richiesto, il completamento degli adempimenti e le modalità organizzative dello studio.

Occorre soprattutto distinguere i termini previsti per gli adempimenti del notaio dal momento in cui la copia viene materialmente inviata o ritirata. Non sono necessariamente coincidenti.

Per sapere quando riceverla, è quindi opportuno chiedere allo studio una previsione e concordare la modalità di consegna. Se serve per una pratica urgente, conviene precisare quale documento è richiesto e da quale soggetto: una dichiarazione di stipula può essere sufficiente in alcuni casi, mentre in altri occorre la copia autentica.

Cosa fa il notaio dopo la firma

La sottoscrizione non conclude il lavoro del notaio. Dopo il rogito vengono curati gli adempimenti fiscali e pubblicitari relativi alla compravendita.

La registrazione presso l’Agenzia delle Entrate riguarda il profilo fiscale dell’atto e si accompagna al pagamento delle imposte dovute per conto del cliente.

La trascrizione nei registri immobiliari rende pubblico il trasferimento e svolge una funzione di tutela dell’acquisto nei confronti dei terzi, secondo le regole della pubblicità immobiliare.

La voltura catastale aggiorna invece l’intestazione del bene in Catasto. Non deve essere confusa con la trascrizione: si tratta di operazioni con funzioni differenti.

È possibile chiedere allo studio gli estremi e la documentazione relativi agli adempimenti eseguiti. Non tutti i documenti vengono necessariamente consegnati come allegati separati: gli estremi possono risultare anche sulla copia rilasciata.

La copia del rogito può essere digitale?

Sì. Il notaio può rilasciare una copia autentica informatica, firmata digitalmente, che ha la stessa validità della corrispondente copia conforme cartacea.

Occorre distinguerla da una semplice scansione. Un PDF ricevuto per posta elettronica può essere soltanto una riproduzione dell’atto, utile per consultarlo, senza essere una copia autentica informatica.

La modalità di trasmissione non determina da sola il valore del documento: contano l’attestazione di conformità e i requisiti previsti per il rilascio.

Se viene consegnata una copia autentica digitale, è opportuno conservare il file originale ricevuto, comprensivo della firma digitale. La sua semplice stampa non mantiene automaticamente le caratteristiche del documento informatico.

Cosa inviare all’amministratore di condominio

Quando si acquista o si vende un appartamento in condominio, bisogna comunicare il trasferimento all’amministratore.

Per questa finalità può essere utilizzata la dichiarazione di avvenuta stipula rilasciata dal notaio, purché contenga tutte le indicazioni utili alla tenuta dell’anagrafe condominiale. Il Garante per la protezione dei dati personali ha riconosciuto questa soluzione come valida alternativa alla trasmissione della copia autentica dell’atto.

Ciò permette di comunicare i dati necessari senza inviare anche clausole e informazioni economiche che non servono all’amministratore. La dichiarazione deve però essere predisposta per questa specifica finalità: non basta un’attestazione generica priva degli elementi richiesti.

Se c’è un mutuo, i documenti sono gli stessi?

Quando l’acquisto è accompagnato da un mutuo stipulato per atto notarile, compravendita e finanziamento sono atti distinti. La copia del rogito di acquisto non sostituisce quindi la copia del contratto di mutuo.

È opportuno chiarire con lo studio quali copie saranno consegnate e con quali modalità. Anche la fattura del notaio è un documento distinto: riguarda il compenso e le altre voci indicate, mentre non sostituisce il contratto né la documentazione degli adempimenti.

Come recuperare una copia del rogito smarrita

Se la copia viene persa, l’atto non scompare. È possibile richiederne un’altra al notaio che conserva l’originale, indicando preferibilmente data, numero di repertorio o raccolta e nomi delle parti.

Se il notaio ha cessato l’attività o si è trasferito in un altro distretto, la richiesta va indirizzata all’Archivio notarile competente. Il rilascio può comportare costi da verificare al momento della domanda.

Conservare insieme copia del rogito, allegati, documenti dell’eventuale mutuo e fattura permette di ritrovare più facilmente le informazioni quando serviranno, anche a distanza di molti anni.