Quando serve il notaio nella corporate governance: guida per imprenditori e amministratori

Cosa bisogna fare per modificare lo statuto societario correttamente? Quando è obbligatorio il notaio? Questa breve guida si propone di offrire una panoramica chiara e accessibile sul ruolo del notaio all'interno della governance societaria, con particolare attenzione ai casi in cui la sua presenza è obbligatoria per legge.

Il ruolo della corporate governance nelle aziende

Se volessimo riassumere il ruolo della corporate governance nelle aziende, potremmo dire che essa regola e norma i 3 organi aziendali principali, ovvero:

-l'assemblea dei soci

-il consiglio di amministrazione

-laddove previsto, il collegio sindacale.

Le decisioni assunte da questi organi possono riguardare aspetti ordinari, come l'approvazione del bilancio, oppure straordinari, come le modifiche statutarie o le operazioni sul capitale. Ognuna di queste azioni è normata nella corporate governance, anche se non per tutte è prevista la presenza del notaio. Approfondiamo qui di seguito.

Quando è necessario il notaio: i casi principali

La legge italiana prevede espressamente l'obbligo di ricorrere al notaio in tutte le ipotesi in cui è richiesto un atto pubblico. Di seguito analizziamo i principali casi in cui la corporate governance implica la necessità dell'intervento notarile.

1) Costituzione della società

La costituzione di una società di capitali (come una S.r.l. o una S.p.A.) richiede l'intervento del notaio, il quale redige l'atto costitutivo in forma pubblica e ne cura il deposito presso il Registro delle Imprese.

2) Modifiche dello statuto

Ogni modifica dello statuto sociale deve essere deliberata dall'assemblea straordinaria dei soci con la forma dell'atto pubblico. Ad esempio, parliamo della variazione della sede legale, del cambiamento dell'oggetto sociale, delle modifiche al capitale sociale o infine delle trasformazioni societarie.

3) Operazioni straordinarie

Le operazioni straordinarie, come fusioni, scissioni o trasformazioni, necessitano di una delibera assembleare da verbalizzare con l'intervento del notaio. In questi casi, il notaio garantisce la regolarità dell'iter deliberativo e provvede agli adempimenti pubblicitari richiesti dalla legge.

4) Aumenti e riduzioni di capitale

Quando un aumento di capitale comporta la modifica dello statuto, occorre l'intervento del notaio. Lo stesso vale per le riduzioni di capitale.

5) Scioglimento e liquidazione della società

Anche le delibere di scioglimento volontario della società devono essere assunte con atto pubblico. Il notaio provvede a trasmettere la relativa documentazione al Registro delle Imprese.

Quando non è necessario il notaio

In generale, le attività di ordinaria amministrazione e le decisioni che non implicano modifiche statutarie possono essere adottate con verbali sottoscritti dagli amministratori o dai soci, senza bisogno di atto pubblico.

Ad esempio, vi sono:

1) Approvazione del bilancio

L'approvazione del bilancio da parte dell'assemblea ordinaria può essere verbalizzata senza la presenza del notaio, salvo che lo statuto non disponga diversamente.

2) Nomina degli amministratori

Se la nomina non comporta modifiche statutarie, non è necessario il notaio. Tuttavia, la nomina deve essere comunicata alla Camera di Commercio tramite pratica telematica.

3) Regolamenti interni e codici di comportamento

Molti strumenti di corporate governance, come i codici etici, i regolamenti interni dei comitati o le policy aziendali, sono documenti interni all'organizzazione e non richiedono formalità notarili, a meno che non si decida di attribuire loro valore statutario.

4) L'importanza della forma pubblica

Il ricorso al notaio garantisce non solo il rispetto della forma legale, ma anche la certezza del diritto. L'atto pubblico ha infatti una forza probatoria superiore rispetto agli atti privati e consente l'immediata iscrizione nel Registro delle Imprese, conferendo efficacia costitutiva o dichiarativa, a seconda dei casi.

Inoltre, il notaio svolge un ruolo di terzietà e legalità, assicurando che le deliberazioni societarie siano conformi alla legge e allo statuto, e tutelando l'interesse sia della società che dei terzi.